Politique de confidentialité de ZaboteQc

Version 6 — date d'entrée en vigueur : 26 octobre 2026

En bref

• ZaboteQc garde les dossiers des clients du Cabinet, leurs relevés et leurs transactions, et les comptes du personnel du Cabinet.
• Hazarabedian & Tosikyan Inc. est l'entreprise responsable des renseignements de ses clients et de son personnel; Zasenami fournit et entretient l'application pour lui.
• Les renseignements sont gardés au Québec (Montréal). Les pages de relevés, caviardées, et les lignes de transaction sont envoyées à Anthropic, aux États-Unis, pour la lecture et la suggestion des comptes; les textos passent par Twilio, aux États-Unis.
• Rien n'est vendu ni utilisé pour la publicité. Anthropic ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles; Cloudflare utilise les données techniques de la vérification anti-robot pour améliorer ce service (section « Fournisseurs et lieux »).
• Vos droits s'exercent auprès de la personne responsable du Cabinet (section « Nous joindre »).

À qui s'applique cette politique

Cette politique explique quels renseignements personnels ZaboteQc (le « Service ») recueille, pourquoi, avec qui ils sont partagés, où ils vont, combien de temps ils sont gardés et comment exercer vos droits. Elle vise les membres du personnel du Cabinet qui utilisent l'application, les clients du Cabinet dont les renseignements s'y trouvent et les personnes qui reçoivent un texto envoyé par l'application.

Elle est distincte des Conditions d'utilisation du Service. Accepter les conditions, ou confirmer avoir pris connaissance de cette politique, ne vaut pas consentement aux usages qui exigent un consentement distinct (section « Consentements distincts »).

Qui est responsable

• Zasenami. Solutions Zasenami Inc. (NEQ 1182183815), Laval (Québec) (« Zasenami »), fournit, héberge et entretient le Service. Zasenami est l'entreprise responsable des renseignements qu'elle recueille pour ses propres fins : les comptes des personnes qui utilisent le Service (les « Utilisateurs »), la sécurité du Service, les preuves d'acceptation, le soutien et la facturation. Sa personne responsable de la protection des renseignements personnels est Sebouh Kaloussian, président et responsable de la protection des renseignements personnels, help@zasenami.com.
• Hazarabedian & Tosikyan Inc. Pour les renseignements que le Cabinet entre ou fait entrer dans le Service sur ses clients, son personnel ou d'autres personnes (l'identité et les coordonnées de ses clients, leurs numéros d'assurance sociale, les renseignements sur leurs entreprises, leurs relevés bancaires et de cartes et les transactions qui en sont tirées, leurs documents, rendez-vous, notes, factures et textos), Hazarabedian & Tosikyan Inc. est l'entreprise responsable. Zasenami agit alors comme son fournisseur de services, selon une entente écrite, et n'utilise ces renseignements que pour lui fournir le Service. La personne responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet est Vahe Tosikyan, vahe@hazarabedian.ca; l'application affiche le nom et le courriel inscrits dans ses paramètres.
• Le Cabinet informe les personnes dont il entre les renseignements dans le Service et obtient les consentements nécessaires, selon ses propres pratiques.
• Les règles de gouvernance de Zasenami sur les renseignements personnels (conservation et destruction, rôles et responsabilités de son personnel, traitement des plaintes) sont résumées à https://zasenami.com/fr/privacy#gouvernance. Pour porter plainte au sujet du traitement de vos renseignements, écrivez à la personne responsable de l'entreprise visée. Zasenami examine chaque plainte qui vise des renseignements dont elle est responsable et y répond par écrit dans les 30 jours; elle transmet sans délai au Cabinet celle qui vise des renseignements dont il est responsable.

Les renseignements recueillis

Sur les clients du Cabinet, selon les services qu'il leur rend :

• identité et coordonnées : nom, date de naissance, adresse, téléphone, courriel, langue de communication;
• numéro d'assurance sociale (chiffré dans la base de données);
• renseignements sur leurs entreprises : nom, numéros d'entreprise et de taxes, fin d'exercice, personnes liées;
• relevés bancaires et de cartes de crédit, et les transactions qui en sont tirées. Dans les listes, les numéros de compte sont réduits aux quatre derniers chiffres, et les numéros de carte et d'assurance sociale qui apparaissent dans une description sont masqués. Le fichier original déposé est conservé tel quel (section « Combien de temps »);
• documents déposés dans le dossier du client, rendez-vous, notes, tarifs, crédits et factures;
• textos envoyés et reçus, et l'état de leur consentement à recevoir des messages.

Sur le personnel du Cabinet :

• nom, courriel, rôle et permissions;
• connexions : date, adresse IP, navigateur et appareil;
• la clé de l'application d'authentification (pour la connexion en deux étapes);
• feuilles de temps, taux de rémunération, messages de clavardage, tâches;
• journal d'activité et journal de travail (section « Le journal d'activité et le journal de travail »);
• acceptations des conditions et signatures des documents faites dans l'application.

Sur les personnes qui reçoivent un texto : leur numéro, le message, son statut de livraison et, le cas échéant, leur demande de désabonnement.

La plupart de ces renseignements sont entrés par le personnel du Cabinet, à partir de ce que les clients lui fournissent. Le Cabinet informe ses clients de cette collecte selon ses propres pratiques.

Pourquoi

• tenir les livres des clients : lire les relevés, attribuer à chaque transaction un compte du plan comptable du Cabinet et produire les listes de saisie;
• gérer les dossiers des clients et communiquer avec eux (rappels de documents, rendez-vous, souhaits);
• gérer le travail du Cabinet : feuilles de temps, paie, tâches, factures, clavardage;
• protéger l'application et les renseignements : connexion en deux étapes, détection des tentatives d'accès, journaux;
• garder la preuve des acceptations et des signatures;
• respecter les obligations légales du Cabinet, notamment fiscales et professionnelles.

Pas de vente ni de publicité

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous ne les communiquons pas à des fins de publicité ciblée ni de courtage de données, et nous ne les utilisons pas pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Si un fournisseur peut utiliser certains renseignements pour ses propres fins, la section « Fournisseurs et lieux » le dit.

Consentements distincts

• Lorsqu'un usage de renseignements dont Zasenami est responsable exige votre consentement (par exemple les messages promotionnels, une mesure d'audience au moyen de témoins, l'usage d'un renseignement sensible ou tout usage qui n'est pas nécessaire au Service), nous le demandons à part, pour chaque fin, au moyen d'une case non cochée, et nous gardons la preuve de votre réponse.
• Refuser un tel consentement ne vous prive pas du Service, sauf si le renseignement est nécessaire pour le fournir.
• Vous pouvez retirer un consentement en tout temps (section « Vos droits »).
• Pour les renseignements dont le Cabinet est responsable, c'est lui qui obtient les consentements nécessaires (section « Qui est responsable »).
• Consentements distincts demandés par le Service : aucun; les consentements des clients du Cabinet à recevoir des textos promotionnels relèvent du Cabinet, qui les inscrit dans l'application.

L'intelligence artificielle

L'application utilise le modèle d'intelligence artificielle Claude, de la société Anthropic, aux États-Unis, pour :

• lire les relevés en PDF et les photos de relevés;
• suggérer un compte pour les transactions que les règles du Cabinet ne classent pas déjà.

Ce qui est envoyé au modèle : l'image des pages du relevé, les lignes de transaction (date, description, montant) et le plan comptable du Cabinet. Le numéro d'assurance sociale enregistré au dossier n'est jamais envoyé. Avant l'envoi, l'image de chaque page est caviardée : le nom et l'adresse du client imprimés hors des lignes de transaction, les numéros de compte (sauf les quatre derniers chiffres) et les numéros de succursale sont masqués. Les lignes de transaction ne sont pas modifiées, et le relevé conservé dans l'application reste tel qu'il a été déposé. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

Aucun autre fournisseur d'intelligence artificielle ne reçoit de renseignements de l'application. Un nouveau fournisseur serait annoncé au Cabinet par écrit au moins 30 jours avant de recevoir des renseignements, selon l'entente entre eux.

Aucune décision concernant une personne n'est prise uniquement par un traitement automatisé : chaque compte suggéré est revu par un membre du personnel du Cabinet, qui peut le changer.

Le journal d'activité et le journal de travail

• Journal d'activité : chaque modification faite dans l'application (qui, quoi, quand, ancienne et nouvelle valeur), pour la sécurité et la reddition de comptes. Le propriétaire et les administrateurs du Cabinet le consultent.
• Journal de travail : pour chaque membre du personnel, les pages consultées, le nombre de recherches (pas leur contenu), les filtres, les exportations, les documents classés (leur type, jamais leur nom), les erreurs affichées et la durée des séances. Il sert à comprendre l'usage de l'application et à gérer le travail. Un avis s'affiche à chaque membre avant que le journal ne commence. Le propriétaire du Cabinet consulte celui de chaque membre; chaque membre consulte le sien. Le compte de Zasenami n'y est pas enregistré.

Décisions automatisées

Si une décision vous concernant est prise uniquement au moyen d'un traitement automatisé de vos renseignements, vous en êtes informé au plus tard au moment où elle vous est communiquée. Sur demande, on vous indique les renseignements utilisés, les raisons et les principaux facteurs qui ont mené à la décision, et votre droit de faire corriger ces renseignements. Vous pouvez présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision. La section « L'intelligence artificielle » indique si le Service prend de telles décisions.

Témoins (cookies) et stockage dans le navigateur

L'application utilise seulement un témoin nécessaire à son fonctionnement : votre session de connexion. Le navigateur garde aussi, sur votre appareil, vos préférences d'affichage (thème, taille du texte, zoom des relevés, choix mémorisés) et l'état de certains écrans pendant la séance. Il n'y a aucun témoin publicitaire ni outil de mesure d'audience ou de suivi d'un tiers.

Fournisseurs et lieux

L'application a sa propre base de données, réservée au Cabinet. Elle s'appuie sur les fournisseurs suivants, qui reçoivent seulement ce dont ils ont besoin pour leur service :

Cloudflare ne reçoit aucun renseignement sur les clients du Cabinet; selon son avenant, elle utilise aussi ces données techniques pour améliorer son service de vérification. Aucun autre fournisseur ne reçoit de renseignements de l'application.

Communication à l'extérieur du Québec

• Certains fournisseurs traitent des renseignements à l'extérieur du Québec : aux États-Unis (Anthropic, pour la lecture des relevés et la suggestion des comptes; Twilio, pour les textos) et sur des réseaux mondiaux (Cloudflare, pour la vérification anti-robot à l'inscription et à la connexion; le réseau de diffusion de Vercel, par lequel transitent les pages) (section « Fournisseurs et lieux »).
• Avant qu'un renseignement soit communiqué à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est faite. Elle tient compte de la sensibilité du renseignement, de la fin de son utilisation, des mesures de protection, y compris contractuelles, et du régime juridique de l'endroit où il va. Le renseignement n'est communiqué que si l'évaluation conclut qu'il bénéficiera d'une protection adéquate. Un fournisseur qui traite des renseignements pour notre compte est lié par une entente écrite; la section « Fournisseurs et lieux » indique ce qui lie chacun. Lorsque le Cabinet est l'entreprise responsable, Zasenami prépare cette évaluation et le Cabinet l'approuve.
• À l'extérieur du Canada, les renseignements sont soumis aux lois de ces pays et peuvent être accessibles à leurs tribunaux, à leurs organismes chargés de l'application de la loi et à leurs autorités de sécurité nationale.
• Au regard des lois sur la protection des renseignements personnels, nous demeurons responsables des renseignements que nous confions à nos fournisseurs. Cet énoncé ne change pas la répartition des responsabilités prévue dans les conditions du Service.

Autres communications

Des renseignements peuvent aussi être communiqués sans consentement lorsque la loi l'exige ou le permet, notamment :

• à des conseillers juridiques ou comptables, tenus au secret professionnel;
• à un tribunal ou à une autorité qui l'exige;
• en cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;
• pour le recouvrement d'une créance;
• dans le cadre d'une vente, d'une fusion ou d'un financement de l'entreprise, selon une entente qui limite l'usage des renseignements à cette opération et exige leur destruction si elle n'a pas lieu.

Courriels et textos

• Les messages de service (sécurité, compte, factures, changements des conditions ou de cette politique) sont envoyés parce qu'ils sont nécessaires au Service.
• Un message promotionnel de Zasenami n'est envoyé qu'avec un consentement exprès ou tacite au sens de la Loi canadienne anti-pourriel. Il identifie l'expéditeur, donne ses coordonnées et offre un moyen simple de se désabonner, valable au moins 60 jours. Une demande de désabonnement est traitée sans délai et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
• Les messages envoyés au nom du Cabinet l'identifient comme expéditeur; le Cabinet est responsable des consentements de leurs destinataires et du respect de leurs désabonnements.

Combien de temps

À la fin du Service, Zasenami remet au Cabinet une copie de ses données puis les détruit, selon l'entente entre eux.

Destruction et copies de sécurité

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli sont accomplies, il est détruit ou anonymisé, sous réserve des durées de conservation que la loi impose et de l'exception pour un différend prévue à la section « Fin du Service : remise et destruction des données » des Conditions d'utilisation. Les copies de sécurité des fournisseurs sont remplacées selon leur propre calendrier et restent protégées d'ici là.

Sécurité

Des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité, à la quantité et au support des renseignements, protègent le Service, notamment : connexion en deux étapes obligatoire pour chaque compte; permissions par membre, y compris pour les champs sensibles; numéros d'assurance sociale chiffrés dans la base de données avec une clé que Zasenami garde dans les réglages chiffrés de son hébergeur, et dont le Cabinet reçoit une copie à la signature de l'entente; numéros de compte et de carte masqués dans les listes; chiffrement des communications (HTTPS) et des données stockées chez l'hébergeur; base de données propre au Cabinet, séparée de celles des autres clients de Zasenami; journal de toutes les modifications et surveillance des tentatives de connexion. Aucun système n'est parfaitement sûr, et nul ne peut garantir qu'un incident n'arrivera jamais.

L'accès de Zasenami

Zasenami garde un compte d'exploitation qui lui permet d'entretenir l'application et d'aider le Cabinet. Elle l'utilise seulement pour le soutien, l'entretien, la sécurité, la correction d'un incident ou à la demande du Cabinet. La personne de Zasenami qui l'utilise a signé un engagement de confidentialité envers le Cabinet.

Incidents de confidentialité

• Si un renseignement personnel est consulté, utilisé, communiqué ou perdu sans autorisation, ou si sa protection est autrement compromise, l'entreprise responsable (section « Qui est responsable ») prend les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter que cela se reproduise, et inscrit l'incident dans son registre.
• Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, elle avise promptement la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Lorsque des renseignements visés sont traités à l'extérieur du Québec, elle respecte aussi les obligations de déclaration de la loi fédérale.
• Lorsque le Cabinet est l'entreprise responsable, Zasenami l'avise sans délai et l'aide à faire ces démarches.
• Pour signaler un incident présumé, écrivez à la personne responsable nommée à la section « Qui est responsable ».

Vos droits

Vous pouvez demander :

• d'accéder aux renseignements personnels qui vous concernent et d'en recevoir une copie;
• de les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• de recevoir les renseignements que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu'ils soient transmis à une personne que vous désignez;
• de retirer un consentement;
• que la diffusion d'un renseignement cesse ou qu'un lien soit désindexé, dans les cas prévus par la loi;
• de connaître les renseignements et les raisons d'une décision automatisée (section « Décisions automatisées »).

Adressez votre demande par écrit à la personne responsable de l'entreprise qui détient le renseignement (section « Qui est responsable »), avec ce qu'il faut pour confirmer votre identité. Si Zasenami reçoit une demande qui vise des renseignements dont le Cabinet est responsable, elle la lui transmet sans délai et l'aide à y répondre. La loi prévoit une réponse écrite dans les 30 jours de la réception de la demande; Zasenami respecte ce délai pour les renseignements dont elle est responsable. L'accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements, et leur montant approximatif vous est indiqué à l'avance.

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec et, pour des renseignements traités à l'extérieur du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Âge

Le Service est destiné aux entreprises et à leur personnel. Personne de moins de 14 ans ne peut y avoir de compte; une personne de 14 à 17 ans peut en avoir un seulement pour son travail pour le Cabinet, avec son autorisation. Si nous apprenons qu'un compte a été ouvert pour une personne de moins de 14 ans, nous le fermons.

Si vous résidez aux États-Unis

• Les catégories de renseignements recueillis et les catégories de tiers qui les reçoivent sont décrites aux sections « Les renseignements recueillis » et « Fournisseurs et lieux ». Certains sont traités aux États-Unis.
• Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les partageons pas pour de la publicité ciblée fondée sur votre activité sur d'autres sites ou applications.
• Signaux « Do Not Track » et Global Privacy Control : l'application ne répond pas à ces signaux; elle n'utilise aucun témoin publicitaire ni outil de mesure d'audience.
• Suivi par des tiers : aucun tiers ne suit votre activité dans l'application ni d'un site à l'autre.
• Vous pouvez consulter et faire corriger vos renseignements comme le décrit la section « Vos droits ». Les changements de cette politique vous sont annoncés comme le décrit la section « Modifications ».

Modifications

• Chaque version de cette politique porte un numéro ou une date, et sa date d'entrée en vigueur. La version en vigueur est toujours publiée à https://zaboteqc.zasenami.com/privacy.
• Chaque nouvelle version est annoncée par un avis diffusé de la même façon que la politique, dans le Service, par courriel ou les deux, avec un résumé des changements.
• Des renseignements déjà recueillis ne sont pas utilisés à une nouvelle fin, ni communiqués à un nouveau destinataire pour une nouvelle fin, sans votre consentement lorsque la loi l'exige. Un tel changement vous est présenté pour acceptation avant qu'il s'applique.

Langue

Ce document est présenté d'abord en français, et une version anglaise est offerte. Aucuns frais ne sont exigés pour la version française. Une personne qui choisit la version anglaise déclare l'avoir expressément voulu après que la version française lui a été remise. Les deux versions ont été rédigées pour avoir le même sens.

Nous joindre

• Pour vos renseignements ou ceux d'un client du Cabinet : la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet, Vahe Tosikyan, vahe@hazarabedian.ca.
• Pour une question sur l'application ou sur les renseignements dont Zasenami est responsable : Sebouh Kaloussian, responsable de la protection des renseignements personnels de Zasenami, help@zasenami.com.